Infometis digitalisiert den Einbürgerungsprozess für Zürich

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Infometis hat in Zürich den Einbürgerungsprozess digitalisiert. Arthur Helbling, Leiter des Gemeindeamts Zürich, spricht über die Herausforderungen, zwischen Gemeinden, Kanton und Bund zu vermitteln, und welche Vorteile die Digitalisierung bringt.

Arthur Helbling, Leiter des Gemeindeamts Zürich (Source: zVg)

Das Gemeindeamt Zürich hat ein Projekt zur Digitalisierung des Einbürgerungsprozesses abgeschlossen. Den Zuschlag für die Ausführung erhielt der Zürcher IT-Dienstleister Infometis. Der Zürcher Gemeindeamtsleiter Arthur Helbling begründet die Wahl durch die Vorerfahrungen, die das Unternehmen bei Projekten ähnlicher Grössenordnung vorweise, insbesondere im Dienstleistungs- und Verwaltungsumfeld. Infometis verfüge über fundiertes Wissen im Bereich der Prozessarchitektur und habe Erfahrung mit den entsprechenden methodischen und technischen Arbeitsinstrumenten. "Zudem konnte Infometis uns überzeugen, dass ihre zum Einsatz kommenden Mitarbeitenden über das notwendige Knowhow verfügen, um uns beim Digitalisieren des Einbürgerungsverfahrens zu unterstützen", sagt Helbling. Infometis soll nun das Amt während der Einführungsphase weiter begleiten.

720'000 Seiten Papier

Den vorherigen Einbürgerungsprozess betrachtete Helbling als sehr komplex und langwierig, die Digitalisierung habe dort Abhilfe geschaffen. Unter dem neuen System kann man Anträge online stellen, die Gesuche können online bearbeitet werden, und einen medienbruchfreier Austausch zwischen den verschiedenen Behörden sei endlich möglich. Registerabfragen und Aktualisierungen können ebenfalls online abgewickelt werden und die antragstellende Person kann im Netz auch einfach den Status ihres Gesuchs überprüfen können.

Für die Behörden habe die Digitalisierung noch weitere Vorteile haben. Zuvor dauerte ein Gesuch im Durchschnitt 18 Monate und das Dossier der antragstellenden Person wuchs im Laufe des Prozess auf rund 100 DIN-A4-Seiten an. Auflagen schreiben vor, dass die Unterlagen nach Abschluss für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen - bei ungefähr 7200 Gesuchen im Jahr ein wahrhaftiger Papierberg von 720'000 Seiten. Einen Berg, den Helbling als weitere Motivation für die Digitalisierung sah: "Wir wollten unsere Räume mehr fürs Arbeiten nutzen und weniger fürs Papier-Aufbewahren. Zudem war mobiles Arbeiten angesichts der vielen Dokumente aus Gründen der Logistik und des Datenschutzes undenkbar."

Verhandeln auf 3 Ebenen

Die Planung der "eEinbürgerungZH" geht Jahre zurück. 2014 schlossen sich der Kanton Zürich und zahlreiche Städte und Gemeinde zur Organisation "egovpartnerZH" zusammen, um die Digitalisierung des Einbürgerungsprozesses anzugehen. 2018 nahm der Regierungsrat das Vorhaben in sein Impulsprogramm Digitale Verwaltung auf und erteilte den Auftrag zur Initialisierung des Projekts.

Laut Helbling sei die Koordination zwischen Gemeinde, Kanton und Bund besonders anspruchsvoll gewesen. Die Digitalisierung verlangte unter anderem ein neues Bürgerrechtsgesetz, dass die Mitwirkung der Gemeinde regelt. Leider könne der Kanton dem Bund nicht eine derartige Kooperation aufzwängen, sondern lediglich dazu einladen. Der Bund lehnte diese Einladung damals ab. Das Vorhaben musste deswegen auf die kommunale und kantonale Ebene beschränkt werden.

Übrigens: 7 E-Gov Projekte erhielten dieses Jahr insgesamt 275000 Franken Fördergelder von der Digitalen Verwaltung Schweiz. Hier können Sie mehr dazu lesen.