Wie Anbieter von Managed Print Services sich vom Wettbewerb abheben

Wie realistisch ist die Vorstellung eines komplett papierlosen Büros?

Philipp Konietzny: Aktuell sind wir immer noch weit vom papierlosen Büro entfernt – obwohl uns die notwendigen Technologien eigentlich zur Verfügung stehen. Eher menschliche als technische Hürden liefern den Grund, warum wir vielfach immer noch mit Papier arbeiten. Von daher braucht es zunächst einen grossen Wandel, um die Vorstellung Realität werden zu lassen.

Ist dies überhaupt sinnvoll?

Viele Anwendungsbereiche würden ohne Papier auskommen und in der Regel digital effizienter funktionieren. Es sollte aus Papierlosigkeit aber kein Dogma gemacht werden. Gedruckte Informationen behalten durchaus ihre Berechtigung zum Beispiel beim schnellen Lesen grosser Dokumente oder wenn keine elektronischen Hilfsmittel benötigt werden sollen.

Welche Chancen bieten Managed-Printing-Services-Angebote für Reseller und Systemintegratoren?

Als Anbieter von höherwertigen und umfassenden Dienstleistungen kann man sich positiv gegenüber dem Mitbewerb positionieren. Die Druckumgebung zählt meist nicht zum Kerngeschäft. Entsprechend wollen Kunden Geld und Ressourcen für Verwaltung und operativen Betrieb sparen. Reseller und Systemintegratoren können diese Nachfrage sehr gut bedienen und den Kunden ein massgeschneidertes Konzept für die Bereitstellung von Druckkapazitäten anbieten.

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Die richtige Information soll zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein – ohne Wartezeiten und ohne langwierige Suche danach. Ebenfalls wichtige Aspekte sind Relevanz und Aktualität der Information: Sie muss intelligent gespeichert und verteilt werden, damit Mitarbeiter nicht mit irrelevanten oder falschen Informationen versorgt werden.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Moderne Systeme verbessern über künstliche Intelligenz die automatisierte Erfassung, Indexierung und Verarbeitung unstrukturierter Informationen. Ohne solche Unterstützung ist dieser Prozess personalintensiv und fehleranfällig. Allgemeine Trends wie Mobilität und Cloud Computing sind auch beim Dokumentenmanagement angekommen. Ein DMS ist als Cloud-Lösung heutzutage sicher und funktional. Berechtigte Mitarbeiter haben ortsunabhängig Zugriff auf die von ihnen benötigten Informationen.

Die Antworten der übrigen Experten:

• Ralf Kettnaker, Iron Mountain: "Das komplett papierlose Büro ist heute schon Realität."

• Erich Lötscher, IOZ: "Ich persönlich benutze im Büro kein Papier mehr und viele meiner Kollegen ebenso."

• Harald Lutz, Faigle Solutions: "Nur die elektronische Informationsverwaltung ermöglicht letztlich eine sichere und nachvollziehbare Informationskontrolle."

• Reto Sube-Neumann, HP: "Medienbrüche im Dokumentenprozess sind nach wie vor üblich."

• Manfred Terzer, Kendox: "Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützen Anwender nicht nur bei der reinen Verwaltung von Dokumenten."

• Markus Weiler, Corvice: "In der Realität sprechen wir noch immer nicht von einem komplett papierlosen Büro!"