Künstliche Intelligenz im Informationsmanagement: Hype oder Gamechanger?

In vielen Unternehmen behindert eine Vielzahl von Systemen die effiziente Nutzung von Informationen. Die Folge: Datensilos, die den Zugang zu wichtigen Informationen erschweren. Genau hier könnte die künstliche Intelligenz (KI) für Abhilfe sorgen. Doch ist sie nur ein Hype oder tatsächlich ein Gamechanger? Dieser Frage gingen Netzmedien, Graphax und M-Files am 19. September in einem gemeinsamen Webinar nach.

"Drei von vier Menschen nutzen KI bereits in irgendeiner Form bei ihrer Arbeit. Doch diese Technologie ist nicht so intelligent, wie wir es uns wünschen. Es erfordert nach wie vor menschliches Mitdenken und eine strukturierte Datenbasis". erklärte Roger Basler de Roca, Digital-Unternehmer und Dozent für KI. Besonders wichtig sei die sauber strukturierte Datenquelle. Dies sei der entscheidende Erfolgsfaktor für die Effektivität von KI im Geschäftskontext. "KI kann uns helfen, Informationen besser zu strukturieren und Prozesse zu automatisieren, aber sie muss mit den richtigen Daten gefüttert werden."

Roger Basler de Roca, Digital-Unternehmer und Dozent für KI. (Source: Netzmedien)

Unternehmen brauchen eine "Single Source of Truth"

Joachim Bleicher, Senior Partner Sales Engineer bei M-Files, stellte in seiner Präsentation heraus, dass die Automatisierung von Wissensarbeit nur dann erfolgreich ist, wenn Unternehmen eine sogenannte "Single Source of Truth" schaffen. "Wir verknüpfen Daten aus verschiedenen Systemen, um sicherzustellen, dass alle Informationen in einem einheitlichen Kontext verfügbar sind. Damit schaffen wir eine verlässliche Grundlage für die Nutzung von KI." M-Files fungiere als zentrales Repository, das Daten aus verschiedenen Quellen bündelt und dadurch den Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen ermöglicht. "Wir reklassifizieren die komplette Businessstruktur und automatisieren Prozesse, um eine sichere und compliance-gerechte Informationsverwaltung zu gewährleisten."

Ein besonderes Highlight des Webinars war die Demonstration von praxisnahen Beispielen, wie generative KI im Informationsmanagement genutzt werden kann. Basler de Roca führte das Tool "Chat-PDF" vor, mit dem umfangreiche Dokumente effizient durchforstet und relevante Informationen extrahiert werden können. "Generative KI-Systeme wie dieses können uns bei der Suche nach relevanten Informationen unterstützen, indem sie Inhalte zusammenfassen und strukturieren. Es ist aber essenziell, dass wir die Ergebnisse immer wieder überprüfen und sicherstellen, dass die Datenbasis korrekt ist."

Joachim Bleicher, Senior Partner Sales Engineer bei M-Files. (Source: Netzmedien)

Bleicher ergänzte, dass es vor allem auf die richtige Kombination von Technologien ankomme. "Es reicht nicht aus, einfach ein KI-Tool auf die vorhandenen Daten loszulassen. Ohne klare Strukturen und Metadaten kann auch die beste KI keine verlässlichen Ergebnisse liefern." Die Systeme von M-Files seien genau darauf ausgelegt, Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren und durch die Integration von Metadaten den Kontext zu bewahren. "Die generative KI kann dann auf dieser Basis arbeiten und liefert wesentlich bessere Ergebnisse, als wenn sie auf unsortierte Daten zugreifen müsste."

Vertrauen, Datenschutz und Kulturwandel

Im Anschluss an die Präsentationen stellten die Webinar-Teilnehmenden ihre Fragen an die Experten. Ein Thema war die Herausforderung, wie Unternehmen sicherstellen können, dass die durch KI generierten Daten korrekt und vertrauenswürdig sind. Bleicher betonte hier wieder die Bedeutung einer soliden Datenbasis: "Es geht darum, eine verlässliche Struktur zu schaffen und diese kontinuierlich zu pflegen. Nur dann können wir darauf vertrauen, dass die Ergebnisse auch den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen."

Drei von vier Menschen nutzen bereits KI bei der Arbeit. (Source: zVg)

Der Datenschutz war ebenfalls ein zentrales Thema für die Teilnehmenden. "Wenn Daten in die Cloud gehen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur gespeichert, sondern auch geschützt werden. Es gibt heute viele Möglichkeiten, die Datensicherheit in der Cloud zu gewährleisten, aber es muss genau darauf geachtet werden, welche Dienste genutzt werden und wie die Datenflüsse gestaltet sind", erklärte Bleicher. Basler de Roca fügte hinzu, dass es auch darauf ankomme, die Mitarbeitenden für den Umgang mit sensiblen Daten zu sensibilisieren: "Datensicherheit beginnt bei den Mitarbeitenden. Sie müssen verstehen, wie sie Daten richtig erfassen und pflegen, damit die KI die bestmöglichen Ergebnisse liefern kann."

Eine der Fragen befasste sich mit der Notwendigkeit eines kulturellen Wandels in Unternehmen. "Es reicht nicht, einfach nur neue Technologien einzuführen. Es braucht auch einen Wandel in der Unternehmenskultur. Die Mitarbeitenden müssen befähigt werden, mit den neuen Tools zu arbeiten und deren Nutzen zu erkennen. Nur so kann die Technologie ihr volles Potenzial entfalten", sagte Basler de Roca.

Abschliessend waren sich die Experten einig, dass KI im Informationsmanagement mehr als nur ein Hype ist. "Wenn Unternehmen es schaffen, ihre Daten gut zu strukturieren und ihre Mitarbeitenden mitzunehmen, dann kann KI die Art und Weise, wie wir mit Informationen umgehen, grundlegend verändern", resümierte Bleicher. "Aber es ist ein Prozess, der Zeit braucht und nicht über Nacht funktioniert."

Wichtig sei vor allem, so die Experten, dass jedes Unternehmen seinen eigenen Weg finde und nicht einfach nur auf den neuesten Trend aufspringe. "KI ist ein mächtiges Werkzeug, aber es braucht klare Ziele und eine solide Basis, um erfolgreich zu sein", schloss Bleicher.

Die Präsentations-Slides des Webinars finden Sie hier zum Download (PDF).

Hier finden Sie das gesamte Webinar in einer Videoaufzeichnung auf Youtube:

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