Wie die Fondation Beyeler mit IT-Dienstleistern zusammenarbeitet

Bitte erklären Sie, was Ihre tägliche Arbeit beinhaltet und wo Sie mit IT-Dienstleistern ­beziehungsweise Serviceanbietern in Berührung kommen.

Bruno Anceschi: Meine Arbeit als IT-Leiter besteht in der Verwaltung der IT-Infrastruktur der Fondation Beyeler. Direktion, Künstler, Kuratoren, Museumstechniker und Registrare, Marketing und Sponsoring, Events und Presse, Restaurant und Aufsichten – jeder Bereich ist mit allen anderen vernetzt und doch in sich eigenständig. Meine Tätigkeit umfasst hauptsächlich die Unterstützung der zirka 170 Mitarbeiter in diesen verschiedenen Bereichen, sodass sie ihre tägliche Arbeit möglichst effizient und reibungslos erledigen können. Und dies an 365 Tagen im Jahr. Die Fondation Beyeler ist ein 7-Tages-Betrieb. Die Mitarbeiter sehe ich als meine Kunden. Ihre Bedürfnisse möchte ich möglichst unkompliziert und speditiv erfüllen. Dies kann die Projektierung und Installation einer neuen Warenwirtschaft oder eines neuen Ticketing-Systems sein, aber auch ganz banale Dinge gehören dazu, vom einfachen Tonerwechsel über die Verwaltung einer komplexen Excel-Tabelle. Ähnlich einem Hausarzt, der für alles die erste Anlaufstelle ist, bin ich für die Mitarbeiter da, sobald der Schuh irgendwo drückt. Externe IT-Dienstleister unterstützen mich, wenn ich mit den Ressourcen an meine Grenzen stosse. Sehr eng arbeite ich mit unserem langjährigen Partner Avalis NT zusammen, der unsere Informatik genauso gut kennt wie ich selbst und mich auch bei Abwesenheiten vertritt. Daneben gibt es noch weitere Dienstleister, die uns mit Spezialapplikationen wie ERP, Museumssoftware oder Zeiterfassung unterstützen.

Was sind die drei wichtigsten Eigenschaften, die Ihre IT-­Dienstleister beziehungsweise Serviceanbieter mitbringen müssen?

Am allerwichtigsten ist für mich eine verbindliche, persönliche Beziehung. Oft habe ich in der Vergangenheit erlebt, dass sich bei einem Wechsel des Ansprechpartners auch die Geschäftsbeziehung verschlechterte oder sogar beendet wurde. Deshalb kommt es für mich nicht infrage, nur aufgrund eines Preisunterschieds den Partner zu wechseln. Verlässlichkeit in puncto Zusagen und Termine sind auch äusserst wichtig. Aufgrund der Fülle an unterschiedlichen Aufgaben ist der Alltag im Museum sehr eng getaktet und sehr dynamisch.

Was werden in der nächsten Zeit die grössten technischen ­Herausforderungen im Bereich IT für Sie werden, und wie kann Sie der Handel dabei unterstützen?

Als bestbesuchtes Kunstmuseum der Schweiz optimiert die Fondation Beyeler laufend die internen Prozesse, da mit wachsendem Erfolg und Angebot auch die Komplexität der Abläufe wächst. Das Herausfinden der Möglichkeiten, wie dies mit technischen Hilfsmitteln unterstützt werden kann, ist eine grosse Herausforderung und auch von IT-Dienstleistern nicht einfach zu erkennen. Man muss sehr gut wissen, wie der Betrieb «tickt». In einem Kunstbetrieb wie dem unseren hat die Kreativität Vorrang vor den technischen Grenzen eines Prozesses. So gibt es zu einem Prozess immer eine Vielzahl von Ausnahmen, die berücksichtigt werden müssen. Das Schöne ist, dass sich hier die Technik den künstlerischen Abläufen anpasst – und nicht umgekehrt. Sobald dies erkannt ist, benötige ich Dienstleister, die genauso flexibel reagieren wie wir selbst und Lösungen mit uns zusammen kreativ, schnell und effizient umsetzen.

Kaufen Sie die Komponenten, die Sie benötigen, direkt beim Hersteller ein, oder tätigen Sie Ihre Käufe über einen Fachhändler?

Normalerweise über Fachhändler. Für Softwarelizenzen haben wir als Museum einen Vertrag mit Software One. Einfachere Hardwarekonfigurationen beziehen wir über Digitec. Wenn es um komplexere Konfigurationen geht, arbeiten wir mit unserem langjährigen Partner zusammen.

Welche Bereiche Ihrer Unternehmens-IT haben Sie ausgelagert?

Keinen. Wir haben das Thema immer wieder intensiv und detailliert beleuchtet, bis jetzt aber keine signifikanten Vorteile einer Auslagerung erkennen können. Dazu kommt auch, dass wir als Non-Profit-Unternehmen, also als Kulturinstitution, mehr als andere Unternehmen auf kosteneffiziente Lösungen angewiesen sind und möglichst versuchen, die laufenden Kosten tief zu halten. Dafür tätigen wir lieber eine einmalige Investition.

Welche Bereiche würden Sie nie outsourcen?

Alle Daten, die unsere Sammlung, die Künstler, Leihgeber, Fachleute, Presse und natürlich die Sponsoren betreffen, wollen wir nicht outsourcen. Diese sind unser Hauptkapital und aus diesem Grund für uns auch sehr sensibel.

Die Redaktion fragt in der "IT-Markt"-Rubrik "Was Kunden wollen", was Unternehmen von ihren IT-Dienstleistern erwarten und wo die grössten Baustellen liegen. Die Auswertung der Interviews der vergangenen drei Jahre zeigt: IT-Dienstleister sollten auf ihre Kunden eingehen, einen Blick über den Tellerrand wagen und ruhig mal etwas mutiger auftreten. Lesen Sie hier die komplette Analyse.