Wie die Cloud und Office 365 bei der Realisierung des papierlosen Büros helfen

Wie realistisch ist die Vorstellung eines komplett papierlosen Büros?

Erich Lötscher: Das ist sehr realistisch. Mit den heutigen Möglichkeiten, zum Beispiel mit der "Office 365"-Technologie, kann man mit unterschiedlichen Geräten auf alle Informationen und Dokumente problemlos zugreifen und diese bearbeiten. Ich persönlich benutze im Büro kein Papier mehr und viele meiner Kollegen ebenso. Persönliche Sitzungsnotizen erfasse ich wie auf einem Notizblock, aber einfach in digitaler Form in Onenote über mein iPad oder über mein Surface Book. Anstatt Stift und Papier nutze ich Stift beziehungsweise Tastatur und Device, das funktioniert hervorragend! In Onenote nutze ich verschiedene Kategorien und kann so meine Skizzen und Notizen immer gleich am richtigen Ort speichern. Und dank der Synchronisierung in der Cloud spielt es keine Rolle, mit welchem Device ich arbeite. Für mich ist das komplett papierlose Büro also nicht nur eine Vorstellung, sondern bereits Realität.

Ist dies überhaupt sinnvoll?

Ja klar ist das sinnvoll. Denn jedes Papier im Unternehmen, sollte dieses irgendwann relevant werden, wird gescannt, digital abgelegt und danach physisch entsorgt. Diesen Schritt können wir uns doch sparen. Zudem hat man seine digitalen Dokumente immer dabei. Wenn man Informationen aus physischen Ordnern aus dem Büro benötigt, wird das im Home Office ziemlich mühsam.

Welche Chancen bieten Managed-Printing-Services-Angebote für Reseller und Systemintegratoren?

Wenn ich den Trend anschaue, weg von Print hin zu Digital, sehe ich darin prinzipiell nur kurz- bis maximal mittelfristig Chancen zur Produktivitätssteigerung. Das Drucken wird immer mehr an Bedeutung verlieren, langfristig sehe ich darin keinen Mehrwert.

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Das Dokumentenmanagement ist im Optimalfall in einen Digital Workplace integriert. Über diesen digitalen Arbeitsplatz erhalte ich alle Informationen papierlos und ich kann auch darüber kommunizieren.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Dokumente und Informationen werden von lernenden Systemen erkannt und automatisch an den richtigen Ort mit den korrekten Metadaten gespeichert. Die Informationen können dann per personalisierter Suche schnell gefunden und verarbeitet werden. Zudem ist natürlich auch hier die Cloud als solches nicht ausser Acht zu lassen. Das Dokumentenmanagement wird in Zukunft noch mehr in die Cloud ausgelagert.

Die Antworten der übrigen Experten:

• Ralf Kettnaker, Iron Mountain: "Das komplett papierlose Büro ist heute schon Realität."

• Philipp Konietzny, Ricoh: "Menschliche, nicht technische Hürden sind der Grund, warum wir immer noch mit Papier arbeiten."

• Harald Lutz, Faigle Solutions: "Nur die elektronische Informationsverwaltung ermöglicht letztlich eine sichere und nachvollziehbare Informationskontrolle."

• Reto Sube-Neumann, HP: "Medienbrüche im Dokumentenprozess sind nach wie vor üblich."

• Manfred Terzer, Kendox: "Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützen Anwender nicht nur bei der reinen Verwaltung von Dokumenten."

• Markus Weiler, Corvice: "In der Realität sprechen wir noch immer nicht von einem komplett papierlosen Büro!"