Wie UMB zum Deal mit der Hächler-Gruppe kam

Die Hächler-Gruppe hat seinen Outsourcing-Partner gewechselt. Grund sei das Wachstum und die Digitalisierung bei dem Bauunternehmen gewesen. Hier habe der vorherige Dienstleister die gewünschten Leistungen nicht mehr zufriedenstellend anbieten können, wie Marco Emmanuello, Geschäftsbereichsleiter Finanzen und Administration bei der Hächler-Gruppe, auf Anfrage sagt.

Deshalb schrieb das Unternehmen den Auftrag neu aus. IT-Dienstleister UMB konnte sich gegen verschiedene Mitbewerber durchsetzen und erhielt den Zuschlag.

Der Weg dorthin war aber kein einfacher. Die grössten Herausforderungen des Projekts waren für UMB, die verschiedenen Bedürfnisse der unterschiedlichen Disziplinen in der Hächler-Gruppe mit passenden Lösungen und einem Top Service zu bedienen. UMBs Team überwand die Widrigkeiten laut seinem Marketingleiter Herbert Keller mit Fachwissen und Top-Leistung.

Wenn mir ein Anbieter seine Offerte nicht so erklären kann, dass ich sie verstehe, dann wird es auch später im Tagesgeschäft nicht funktionieren.

Für Emmanuello als Finanzfachmann begannen hingegen die Schwierigkeiten noch vor dem Start des Projekts. Eine Herausforderung sei bereits die Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen gewesen.

Eine weitere Hürde bestand in der Interpretation der Offerten der Anbieter. "Wir haben bewusst nur externe Berater bei der Erstellung der Ausschreibung hinzugenommen, nicht aber bei der Präsentation und der Bewertung der Offerten", sagt Emmanuello und fügt an, "ich wollte sicherstellen, dass ich das Angebot verstehen muss. Wenn mir ein Anbieter seine Offerte nicht so erklären kann, dass ich sie verstehe, dann wird es auch später im Tagesgeschäft nicht funktionieren".

Zuletzt musste er einen Anbieter auswählen. Keine einfache Entscheidung: Von insgesamt sieben Teilnehmern seien am Ende noch zwei Anbieter in der Endausscheidung gewesen. "Diese lagen auf dem Papier, in der Präsentation und – ganz wichtig – beim Bauchgefühl gleichauf".

Ein Patt und schlaflose Nächte

Nach Nächten mit schlechtem Schlaf, da er keine Entscheidung treffen konnte, packte Emmanuello die Pattsituation direkt an. "Zusammen mit einer Mitarbeiterin besuchte ich beide Firmen unangekündigt, um die Personen hinter dem Sales-Team kennen zu lernen. Dies hat uns die wichtigen Zusatzinformationen für den Entscheid gebracht".

Anschliessend ging alles zügig: "Von Beginn der Ausschreibung bis zur Übernahme der Verantwortung durch UMB sind nur rund drei Monate vergangen", sagt Emmanuello. Kosten konnte er zwar keine einsparen. "Dafür habe ich wieder mehr Zeit für strategische Projekte und für den Finanzbereich. Ausserdem ist die Benutzerzufriedenheit gestiegen".

Vertrag für fünf Jahre

Ziel der fünf Jahre dauernden Vereinbarung ist es die Services über die ganze Gruppe zu vereinheitlichen und durch einen strukturierten Betrieb die Technolgie-Transformation zu sichern um anschliessend Projekte im Bereich operative Exzellenz umsetzen zu können, erklärt Keller.

Die Hächler-Gruppe werde hierfür von Mitarbeitern des Teams Sourcing betreut. Dieses besteht aus mehreren Teams und wird von einem zentralen Service Desk sowie einer Pikett Organisation flankiert. Konkret betreuen UMBs Techniker rund 160 User, davon sind 100 Clients. Auf 3 physischen Servern arbeiten 36 virtualisierte Server.

Weiteres Outsourcing für 2020 geplant

Die Hächler-Gruppe lagerte aber nicht die komplette IT aus. Die Bereiche Business Analyse und Projektmanagement für die Weiterentwicklung der ERP-Lösung etwa. "Hier haben wir Ressourcen im Bereich Change- und Release Management sowie in der Stammdatenpflege aufgebaut", sagt Emmanuello.

Zurzeit sei auch die Serverhardware im eigenen Besitz und werde In-House betrieben. Dies werde sich aber Anfang 2020 ändern. Dann sollen die Server ins Datacenter von UMB migriert werden.