Wohin sich der Markt für Dokumentenmanagement-Systeme bewegt

Wie sieht ein optimales Dokumentenmanagement im Büro aus?

Simeon Zimmermann: Der intelligente Umgang mit Dokumenten und ­Informationen ist eine der wichtigsten Grundlagen für wirtschaftliche Geschäftsprozesse. Ein optimales DMS ist oft vollständig und tief in die führenden Systeme integriert. Das garantiert eine intuitive und konsequente Nutzung durch die Mitarbeitenden. Überdies muss es möglich sein, orts- und zeitunabhängig auf das DMS zuzugreifen und über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten.

Gehören physische Drucker im papierlosen Büro damit der Vergangenheit an? Oder sind Kopien auf Papier weiterhin sinnvoll?

Das kommt auf den Digitalisierungsgrad des jeweiligen Unternehmens an. Viele unserer Kunden bilden ihre Prozesse rein digital ab und benötigen Drucker nur noch selten. Oft sind heute Multifunktionsgeräte im Einsatz. In unserem Kontext dienen sie zum Einscannen von physisch vorhandenen Dokumenten, also zum Digitalisieren. Grundsätzlich können heute fast alle Dokumente in einem DMS rechtskonform archiviert werden.

Welche Erwartungen müssen Dokumentenmanagement-Systeme heutzutage erfüllen?

Ein DMS muss schnell verfügbar und mobile fähig sein, Branchenstandards berücksichtigen und den Kundenbedürfnissen anpassbar sein. Entsprechend der Strategie des Kunden muss es OnPrem, Hybrid oder in der Cloud betrieben werden können.

Welche technologischen Trends prägen derzeit den Markt für Dokumentenmanagement-Systeme?

Der Trend geht klar hin zur echten Cloud. Schweizer Unternehmen lagern ihre Systeme vermehrt komplett in die Cloud aus. So auch beim DMS. Vorteile sind unter anderem die tiefen Investitionskosten, die hohe Flexibilität und die Gewissheit, dass sie immer auf dem aktuellen technologischen Stand sind. Entscheidend ist die Strategie des Kunden. Ausserdem wird das bestehende DMS durch Apps und Lösungen ergänzt für komplette, ganzheitliche Implementierungen, die grösstmögliche Wertschöpfung generieren.

Wie müssen Reseller und IT-Dienstleister aufgestellt sein, um möglichst erfolgreich in dem Markt zu sein?

Ein guter und reger Austausch mit dem Softwarehersteller ist unabdingbar. Nur so können die Kundenbedürfnisse in die Produktentwicklung einflies­sen. Entscheidende Faktoren aber sind die qualifizierten Mitarbeitenden und die (Branchen-)Expertise, welche die Projektorganisation mitbringt. Sie muss die Kundenbedürfnisse kennen und gezielt darauf eingehen können.

Die Antworten der weiteren Teilnehmenden des Podiums:

• Daniel Hatt, Canon: "Das optimale DMS gibt es nicht - eine bedürfnisgerechte Abstimmung ist von zentraler Bedeutung."

• Marcel Kurmann, IOZ: "Die grossen staubsammelnden Bürodrucker wirken wie Zeugen einer vergangenen Zeit."

• Katalin Ilosvay Luca, SER Group: "Die Verbindung von Automatisierung und KI ist der aktuelle Megatrend."

• Stefan Nuenlist, HP Schweiz: "Moderne Multifunktionsgeräte sind das Eingangstor zur digitalen Welt."

• Markus Weiler, Corvice: "Der physische Drucker hat nach wie vor eine Daseinsberechtigung."

• Jens Wichert, Iron Mountain: "Physische Drucker sind im Büroalltag nicht mehr notwendig.”