Was zur Implementierung einer UCC-Lösung dazugehört

Schnelleres, einfacheres und effizienteres Zusammen­arbeiten – das ist das Ziel vieler Unternehmen, wenn sie sich für eine UCC-Lösung (Unified Communications & Collaboration) entscheiden. Das Implementieren einer solchen Lösung erfordert meist mehr als das blosse Anschaffen einiger Hardwarekomponenten und sollte gut durchdacht sein. "Jedes Unternehmen, das eine Videokonferenzlösung implementieren will, sollte zunächst die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter ermitteln", sagt Henning Schäfer, Senior Director Sales DACH & EE bei Poly. Firmen sollten sich dazu laut Schäfer folgende Fragen stellen: Welche Funktionen erzielen eine grösstmögliche Produktivität? Und welche Technologien ermöglichen ein optimales Meetingerlebnis für alle Beteiligten?

Wichtig sei in jedem Fall, dass die gewählten UCC-Lösungen jedem Mitarbeiter die Möglichkeit bieten, produktiv und effizient zu arbeiten. Eine gute UCC-Lösung muss es Mitarbeitern ausserdem erlauben, an Besprechungen teilzunehmen, egal wo sie sich gerade befinden, wie Schäfer sagt. Voraussetzung dafür sei, dass die gewählte Lösung mit allen gängigen Standards, Plattformen und Diensten kompatibel sei.

"Eine gute Audio- und Videoqualität ist ausschlaggebend"

Frank Kirsch, Head of Collaboration Solutions und UCC Product Management Germany bei Avaya, rät ausserdem dazu, vor dem Einrichten einer UCC-Lösung eine genaue Analyse der vorhandenen Netzwerkinfrastruktur durchzuführen. Firmen sollten abklären, ob die Netzwerke VoIP-fähig sind und ob es externe Zugänge wie SIP-Trunks oder WAN gibt. Ausserdem sollten laut Kirsch alle geplanten und vorhandenen Anwendungen und Systeme auf eine mögliche nahtlose Zusammenarbeit (Interoperabilität) geprüft werden. "Abgesehen von der Beratung im Vorfeld und der Abstimmung in strategischen Workshops zur Aufnahme der Anforderungen helfen sogenannte Statements of Work, kurz SoW, bei der Vorbereitung erfolgreicher Installationen", sagt Kirsch. Bei einem SoW handelt es sich um eine Beschreibung der Leistung, die im Zuge eines Projekts erbracht werden soll.

Henning Schäfer von Poly und Frank Kirsch von Avaya (v.l., Source: zVg)

Sind die Fragen zu den Bedürfnissen der Mitarbeiter und die Netzwerkinfrastruktur geklärt, gilt es sich Gedanken ums Einrichten zu machen. "Konferenzräume sollten auf jeden Fall mit audiovisuellen und visuellen Lösungen ausgestattet sein, die es den Besprechungsteilnehmern ermöglichen, auf persönliche und direkte Weise miteinander zu interagieren", sagt Schäfer von Poly. Grundvoraussetzung seien dafür die Installation eines Konferenz- oder Freisprechtelefons sowie einer Webcam. "Eine qualitativ hochwertige Audio- und Videoqualität ist ausschlaggebend für die erfolgreiche Kommunikation während eines Meetings. Mitarbeiter erwarten ausserdem intuitiv bedienbare und funktionsstarke Technologien", weiss Schäfer.

Ein virtuelles Meeting sollte sich mit nur einem Knopfdruck starten lassen, ohne dass die Teilnehmer spezielle Apps brauchen oder sich "durch einen Kabelsalat wühlen müssen", rät Schäfer. Werde mit Kunden, Partnern oder anderen Personen, die nicht zum eigenen Unternehmen gehörten, kommuniziert, müsse eine Verbindung zu jeder Videokonferenzplattform möglich sein. "Die vollständige Integration der gesamten ­Palette von Unified-Communications-&-Collaboration-Technologien ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um die Ausstattung innerhalb eines Unternehmens geht".

Millennials stellen andere Anforderungen

Schäfer gibt zu bedenken, dass sich jüngere Mitarbeiter dieselbe Flexibilität und die gleichen Zugänge, die sie aus ihrem Privatleben gewohnt sind, auch vom Arbeitgeber wünschen. "Millennials wollen für alltägliche Aufgaben wie Anruf-, Termin- und Besprechungsmanagement ein Gerät ihrer Wahl nutzen, das sich intuitiv bedienen und problemlos mit anderen Geräten verbinden lässt – wie sie es bereits ausserhalb der Arbeit gewohnt sind."

Damit auch Kunden und Partner bei den neuen Kommunikationslösungen mit an Bord sind, ist es laut Kirsch wichtig, dass die Mitarbeiter die Vorteile der neuen Anwendungen verstehen. "Hierbei helfen Schulungen und Anwendertrainings, die nicht nur die Funktionen zeigen, sondern auch erläutern, warum die Anschaffung für ein Unternehmen so wichtig ist – zum Beispiel um die Kundenzufriedenheit mit der neuen Lösung zu steigern oder die Produktivität zu erhöhen", sagt er.