Tipps für erfolgreiche ERP-Projekte

Kein Schweizer Unternehmen kommt heute ohne Enterprise-Ressource-Management aus. Ein ERP-System ist so etwas wie die Kommandobrücke für alle Businessaktivitäten, dort laufen alle Fäden zusammen: von der Finanz- und Gehaltsbuchhaltung, der Kunden-, Lieferanten- und Partner-Pflege bis zu Marketing, Verkauf, Wartung und Support. ERP-Projekte, ob Neueinführung oder Migration, sind daher entsprechend komplex, zeit- und kostenintensiv. Das Risiko, das geplante Budget zu überschreiten, ist hoch. ERP-Projekte, die aus dem Ruder laufen, können das gesamte Unternehmen beeinträchtigen.

Metall Zug zum Beispiel musste Anfang Juni eine Gewinnwarnung herausgeben. Anhaltende Kosten und Ertragsausfälle im Zusammenhang mit der Einführung von SAP bei der Tochtergesellschaft V-Zug würden die Bilanz belasten, schreibt die Unternehmensgruppe. Nicht nur Mehrkosten für die Einführung seien angefallen, auch die Servicequalität habe gelitten und Kunden hätten Verzögerungen in Kauf nehmen müssen. Das habe letztlich zum Verlust von Aufträgen geführt.
ERP-Projekte, das zeigt die Erfahrung, werden in ihrer Komplexität von den Projektverantwortlichen und Beteiligten gerne unterschätzt. Vielleicht verständlich, denn eine ERP-Neueinführung oder -Migration führt man schliesslich nicht alle Tage durch und das Tagesgeschäft hat Vorrang, aber nicht verzeihlich. Der "IT-Markt" hat daher grosse Schweizer ERP-Software-Anbieter angefragt, welche typischen Fehler es unbedingt zu vermeiden gilt. Hilfreich sei, dieses Feedback bekam die Redaktion des Öfteren, das ERP-Projekt zur Chefsache zu erklären, um ihm das nötige Gewicht zu verleihen.

Claudio Hintermann, Gründer und CEO von Abacus. (Source: zVg)

"Oft kommt es vor, dass Unternehmen zu wenig fokussiert sind und eine 'eierlegende Wollmilchsau' erwarten, die auch noch fliegen kann", hat Claudio Hintermann, Gründer und CEO des Business-Software-Anbieters Abacus, beobachtet. Das Wichtigste aber seien die Projektziele und eine Beschränkung auf das Wesentliche. Eine Beschreibung der Kernprozesse, die für das Unternehmen essenziell sind, sei unabdingbar.

Fünf Projektphasen und ein unendlicher Loop

Stärker ins Detail des Projekt-Managements geht David Lauchenauer, Geschäftsführer von Myfactory Software Schweiz, zu deren Kern-Portfolio ein Cloud-ERP für Schweizer KMUs gehört. "Eine saubere, strukturierte und konzeptionelle Vorbereitung ist der Schlüssel für ein erfolgreiches ERP-Projekt", stellt auch Lauchenauer fest und unterscheidet fünf Projektphasen bei der Einführung eines ERP-Systems: die Projektdefinition, Ist-Analyse und Soll-Konzeption, Anbieterauswahl mit Longlist und Shortlist, Präsentationen plus Entscheid und schliesslich die Einführung mit Datenmigration, Konfiguration, Anwenderschulung und Live-Betrieb. Eine sechste Projektphase besteht aus der Dokumentation und Optimierung des Systems, die immer wieder durchlaufen wird. Die Optimierung und Anpassung der Geschäftsprozesse an sich verändernde Marktgegebenheiten ist ein unendlicher Loop, eine Projektphase, die nie wirklich abgeschlossen ist.

David Lauchenauer, Geschäftsführer von Myfactory Software Schweiz. (Source: zVg)

Die kritischen Kernbestandteile eines ERP-Projekts sind schnell benannt: Sie bestehen aus Daten und Prozessen. "Bei der Migration von einem bestehenden auf ein neues ERP-System ist es von Vorteil, wenn die über viele Jahre gespeicherten Daten nicht verloren gehen, sondern in der neuen Software weiterverwendet werden können", unterstreicht Abacus-Chef Hintermann und verweist auf die Bedeutung von Standardschnittstellen, welche die ­Datenmigration erleichtern. Letztlich kommt es darauf an, schon in der Planungsphase einen regelbasierten, exakten Match zwischen den Datenmodellen des Ausgangs- und des Zielsystems zu erstellen, damit später die Datenübertragung möglichst problemlos und verlustfrei abläuft. Dazu gehören auch die Überprüfung der Datenqualität auf Konsistenz oder die Neueinführung firmenspezifischer Datenfelder oder Tabellen im Zielsystem.

Fakten-Check: Geschäftsprozesse und Workflows

Beim zweiten Kernbereich eines ERP-Projekts, den Geschäftsprozessen, tappen einige Firmen teilweise immer noch im Dunkeln. Sie kennen ihre Geschäftsprozesse nicht genau genug, sind sich über Defizite nicht im Klaren und haben kein Auge für mögliche Opti­mie­rungs­poten­ziale. Die Digitalisierung und Modellierung von Geschäftsprozessen am Reissbrett oder mithilfe digitaler Werkzeuge ist lediglich der erste Schritt. Der zweite besteht darin zu überprüfen, ob alle Prozesse in der unternehmerischen Praxis auch so funktionieren, wie geplant.

Ein typisches Beispiel: Da passiert es, dass in einer Firmenniederlassung die Rechnungsabwicklung viel mehr Zeit in Anspruch nimmt als in anderen. Auch die Rückläufe der zu bearbeitenden Rechnungen fallen in diese Filiale signifikant höher aus. Grund sind häufig unklare Anweisungen, welche die Mitarbeiter verunsichern und die Rechnungsabwicklung in die Länge ziehen.

Optimierungspotenziale erkennen

Abhilfe zu schaffen ist mit den richtigen Tools nicht schwer. Sogenannte Process-Mining-Werkzeuge aggregieren alle prozessrelevanten, in Protokoll- und Log-Dateien abgespeicherten Daten und vergleichen den aktuellen Ist- mit dem idealen Soll-Zustand. Denn nur wer von Defiziten und Fehlern in seinen Geschäftsprozessen weiss, der kann sie auch beheben. Die Einführung einer neuen ERP-­Lösung kann deshalb auch eine Chance sein, die Prozess-Landschaft im eigenen Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen und gleichzeitig fit für die Zukunft zu machen.

"Bei der Evaluation einer neuen ERP-Software muss darauf geachtet werden, dass mit dem einzuführenden System nicht nur die aktuellen Geschäftsprozesse vollumfänglich unterstützt werden, sondern dass auch mögliche Anforderungen für die Zukunft abgedeckt werden können", betont Hintermann und nennt als Beispiele digitale Visumsprozesse, Employee-Selfservices und den geschäftsübergreifenden, digitalen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten in Bezug auf Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutscheinen.

Feedback von Mitarbeitern sehr wichtig

Neben dem ERP-Software-Anbieter und dem Kunden-Unternehmen gibt es zwei weitere Stakeholder, die für den Erfolg eines ERP-Projekts verantwortlich zeichnen: der Implementierungspartner und die Anwender. Der Softwareanbieter stellt die grundlegende Funktionalität der Lösung bereit, aber erst der Implementierungs­partner macht daraus eine gewinnbringende Lösung, die sich im tagtäglichen Einsatz bewährt. Ein kompetenter, zuverlässiger Implementierungspartner ist neben dem Entscheid für ein leistungsstarkes, flexibles und anpassbares System ein starkes zusätzliches Plus.

Die Anwender in den Unternehmen sollen schliesslich mit dem fertig ausgerollten ERP arbeiten und Mehrwert generieren. Beat Bussmann, Gründer und CEO des Business-Software-Anbieters Opacc, rät deshalb dazu, die Anwender möglichst früh in das ERP-Projekt einzubeziehen. Bussmann empfiehlt, aus den "Betroffenen"-Anwendern "Verantwortliche"-Anwender zu machen und die Schulung der Mitarbeiter nicht zu spät anzu­setzen.

Beat Bussmann, Gründer und CEO von Opacc. (Source: zVg)
Eine Möglichkeit, die Mitarbeiter möglichst früh mit ins Boot zu holen, besteht darin, Prozess-Workshops durchzuführen und kleine, überschaubare Prototypen von Workflows zu bauen. Prozess-Workshops schlagen zwei dicke Fliegen mit einer Klappe. Die Mitarbeiter, die später mit der ERP-Lösung umgehen müssen, können sich die Prozesse besser vorstellen, und gleichzeitig werden Geschäftsprozesse und Teilprozesse auf Praxistauglichkeit getestet.

Die Optimierung von Prozessen geschieht nämlich nicht im stillen Kämmerlein eines Business­analysten oder Softwarearchitekten, sondern kollaborativ unter Beteiligung aller Stakeholder, die mit dem Workflow zu tun haben und die dadurch für eine erfolgreiche Abwicklung verantwortlich sind. Selbstverständlich bedeutet das einen zusätzlichen Aufwand. Aber die Kosten, die ein ERP-System verursacht, das letztlich an der unternehmerischen Praxis scheitert und den Unternehmenserfolg nicht optimal unterstützt, wiegen viel schwerer.