Drucker oder Managed Print Services – das sind die Vor- und Nachteile

Die Coronapandemie hat das gewohnte Büroleben auf den Kopf gestellt. Telefonkonferenzen, Cloud-Services und Collaboration-Software gewannen ebenso an Bedeutung wie das Konzept von Managed Print Services (MPS). Doch wann und für welche Unternehmen lohnt sich der Einsatz von MPS? Und wann reicht der herkömmliche Drucker?

Bei den Stand-alone-Druckern ist sicherlich die schnelle und einfache Onlinebestellung sowie die Lieferung über gängige Webportale der grösste Vorteil. Gleichzeitig fallen je nach Hersteller und Qualität auf Dauer jedoch nicht unerhebliche Kosten für Verbrauchsmaterialien an.

Bei einem Kauf eines Druckers ohne MPS ist es in jedem Fall wichtig, dass sich das Gerät ohne Aufwand mit den von einer Firma bereits eingesetzten Cloud-Services und IT-Systemen verbinden lässt - unkompliziert und ohne zusätzlich benötigte Software. Das ist besonders für kleine Unternehmen ohne IT-Experten wichtig. Hier bietet ein gut ausgebautes Ökosystem aus MFP-Apps erhebliche Vorteile: Dieses setzt sich im Optimalfall aus einem sich laufend erweiternden "App-Store" und einer offenen "App-Plattform" zusammen, auf der auch externe Softwareanbieter eigene Apps anbieten können. Mitarbeitende erhalten so alle relevanten Apps auf dem MFP, die sich für die täglich anfallenden Büroarbeiten, wie etwa die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, einfach und effizient nutzen lassen.

MPS: Kosteneffizienz und Prozess­optimierungen

Abgesehen von den Vorteilen von zeitgemässen Geräten und passenden Apps lassen sich durch die Beratung des MPS-Providers die Geräteflotte sowie der Druckverbrauch deutlich optimieren, was im Normalfall zu erheblichen Kosteneinsparungen und einem deutlich verbesserten Service führt: Dazu zählt das Flottenmanagement (IMACD) über die gesamte Laufzeit ohne zeitintensives Involvieren eigener (IT-)Ressourcen ebenso wie die einfache Fehlerbehebung sowie der Austausch defekter Geräte. Ein weiterer Vorteil ist die automatische Nachbestellung und Lieferung von Verbrauchsmaterialien und eine vereinfachte Buchhaltung durch eine verbrauchsgerechte Abrechnung. Durch regelmässige Wartung und Updates des MPS sorgt ein Managed Services Provider auch für einen besseren Schutz vor Cyber­angriffen und damit für eine erhöhte IT-Sicherheit.

Darüber hinaus sind inzwischen auch Nachhaltigkeitsaspekte, die über die eigentliche Produktionskette hinausgehen und Themen wie Reporting und Reduktion beziehungsweise Kompensation von CO2 beinhalten, ein wichtiger Bestandteil der meisten MPS. Diese Verbesserungsmassnahmen können Unternehmen entweder eigenständig in Projekten umsetzen - falls es dort Verantwortliche für das Thema Nachhaltigkeit gibt - oder einfach vom MPS-Provider durch einen Zusatzservice beziehen.

MPS für grosse und kleine Unternehmen

Bei der Betrachtung der Vorteile von MPS empfiehlt es sich, die Entscheidung an der Grösse sowie dem Gesamtbedarf des jeweiligen Unternehmens auszurichten: Je grösser ein Unternehmen ist und je mehr Belastung für die hausinterne IT durch eine Digitalisierung des Büros entsteht, desto eher bieten sich MPS als ganzheitlicher Rundum-Service an. Ein MPS kann sich allerdings auch für kleinere Unternehmen lohnen, die entweder keine eigenen IT-Experten haben oder sich gänzlich auf das Kerngeschäft konzentrieren möchten. Heute gibt es praktisch für alle Firmengrössen einen passenden MPS auf dem Markt. Unternehmen sollten daher das Gespräch mit ihrem "Druckeranbieter" suchen und sich die Vorteile eines auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenen MPS aufzeigen lassen.