IT-Beschaffung: Transparenz ist nicht alles

Matthias Stürmer hat am Mittwoch im Namen der Swiss Open Systems User Group /ch/open zur zweiten IT-Beschaffungskonferenz in Bern geladen. Die Veranstaltung war gut besucht. Der Vormittag war verschiedenen Referaten und einer Podiumsdiskussion gewidmet. Am Nachmittag fanden Fachsessions statt.

Über 280 Vertreter von Bund, Verwaltung und Business trafen sich, um Lösungsansätze für die Probleme in der IT-Beschaffung zu diskutieren. Denn Probleme gibt es einige: Da wäre zum Beispiel das Limit für WTO-Ausschreibungen, das mit 230'000 Franken vielen zu tief angesetzt ist. Oder wenn eine langwierige Ausschreibung darin mündet, dass der Dienstleister, der den Zuschlag erhalten hat, den Auftrag doch nicht ausführen kann, weil er die Anforderungen falsch verstanden hat.

Andere wiederum können die Bedingungen zwar erfüllen, merken aber im Laufe des Projekts, dass sie doch mehr Geld benötigen als veranschlagt. Diese Beispiele zeigte Marco Fetz, Stellvertretender Leiter Bereich Logistik beim Bundesamt für Bauten und Logistik, in seinem Referat am Vormittag auf amüsante und leicht ironisch gefärbte Art auf.

Wie vermeide ich Probleme?

Reto Maduz von der Swiss-ICT-Fachgruppe "Lean, Agile & Scrum" zeigte daraufhin auf, wie sich solche Probleme möglichst vermeiden lassen. Seine Tips hat er kurz und prägnant niedergeschrieben: "Beschreiben Sie, was Sie möchten, nicht wie Sie es haben möchten. Steuern Sie. Geben Sie die Verantwortung für das Was nicht aus den Händen. Seien Sie transparent. Seien Sie vorsichtig mit Muss-Kriterien. Und freunden Sie sich mit der Realität an: Es wird immer Änderungen geben und es kommt immer anders, als Sie denken."

Das "Was" ist laut Maduz im Lastenheft des Auftraggebers beschrieben, das "Wie" im Pflichtenheft des Lieferanten. Die Umsetzung sollte dann sinnigerweise schrittweise und gemeinsam erfolgen.

Transparenz ist nicht alles

Auf Maduz folgte Frédéric Jenny, Chairman of the OECD Competition Law and Policy Committee, der seinen Vortrag auf Englisch hielt. Ob ihm alle im Saal folgen konnten, ist fraglich. Vielleicht war es ein sprachliches Problem, vielleicht aber auch die langen Sätze, die zuweilen kein Ende zu nehmen schienen, was der Konzentration der Zuhörer sicher nicht zuträglich war.

Dennoch zeigte Jenny interessante Aspekte in Bezug auf die Transparenz und deren Probleme auf. Denn: Transparenz sei ein gutes Mittel gegen Korruption, sagte er. Jedoch sei sie auch die Basis, auf der Absprachen getroffen werden könnten. Zudem kommen Korruption und Absprachen oft einher. Dieser Widerspruch lasse sich nur lösen, so Jenny, indem man sich bewusst sei, welche Daten man offenlegen dürfe und welche nicht. Kurz und gut: Transparenz ist gut, aber nicht alles. Und sie kann neue Probleme schaffen. So zumindest drückte es einer der Teilnehmer des Anlasses aus.

Was ist mit Kleinunternehmen?

Das Thema der Transparenz griffen denn auch die Teilnehmer der anschliessenden Podiumsdiskussion auf. Etwas salopp auf den Punkt brachte es Marco Fetz: "Wir können nicht einfach alles, was uns einer sagt, an die anderen weiterleiten und dann hoffen, dass wir noch gute Angebote erhalten."

Ob Kleinunternehmen aus dieser IT-Beschaffungskonferenz einen Nutzen ziehen konnten, ist fraglich. Denn wie es ein Teilnehmer einer KMU mit rund 20 Mitarbeitern sagte, ist der Aufwand für eine Ausschreibung für ein kleines Unternehmen sehr gross, die Beschaffungsregeln sind zu starr und die Wahrscheinlichkeit, einen Auftrag an Land zu ziehen, sehr klein.